YafLife Ekip Yönetmeliği

Versiyon 1.0

Düzenlenme tarihi: 15 Eylül 2024

Orijinal Yönetmeliği Oluşturan: Beyza Kahraman, Kurucu / Baş Editör, 27. Dönem

Orijinal Yönetmeliğin Oluşturulma Tarihi: Eylül 2024

YafLife Ekip Yönetmeliği, Yaşar Acar Fen Lisesi Dijital Öğrenci Medyası YafLife’ın yayınladığı; yayın kurulunun rolüne, takımlardan yıl boyu neler beklendiğine, takım üyelerinin ve liderlerinin sorumluluklarına, takım içi görev dağılımına ve bu görevlere farklı koşullarda katılım şartlarına dair resmi ekip yönetmeliğidir. Ekip ile ilgili soru işaretleri olduğunda bu yönetmelik referans alınmalıdır. Takım tanıtımlarında bu yönetmelikten faydalanılır. Yönetmelik yapılan her değişiklikten sonra en güncel versiyonuyla yaflife.org‘da yayınlanmalıdır. Bu belgede değişiklik ve düzenleme yapma hakkı dönemin Baş Editörü ve Danışman Öğretmeni tarafından saklıdır.

Dört ana takım vardır. Bu takımlar İçerik Takımı, Foto Muhabirlik Takımı, Sosyal Medya ve PR Takımı, Web Teknik Destek ve Tasarım Takımı’ndan oluşur. Bir de Yayın Kurulu vardır ki Danışman Öğretmen(ler)den, Baş Editörden, Yardımcı Editörlerden ve Takım Liderlerinden oluşur.

İÇERİK TAKIMI

Not: Konuk yazarlar bu takımdan bağımsızdır.

Takım Görevleri

Haber yazma
Çeşitli konularda makale, inceleme, araştırma yazıları yazma
Röportaj yapma
İçerikleri geliştirmeye yönelik fikir oluşturma

Üyeler

Takım Lideri
Düzenli Yazarlar
Röportajcılar
Kaynak ve Okul Haberleri Araştırmacıları

Üyelerin Sorumlulukları

Takım Liderinin sorumlulukları Yayın Kurulu bölümünde belirtilmiştir.

Düzenli Yazarlar

Her ay en az iki yazı yayınlamaları zorunludur. Yazıların uzunluğu önemli değildir, ister bir paragraf ister birkaç sayfa dolusu yazı yazmakta özgürdürler. Yazıların içeriği içerik politikamızın dışına çıkmayacak şekilde olmalıdır. Her yazı Baş Editörün ve Danışman Öğretmenin denetiminden geçtikten sonra yayınlanabilir.
Her yazarın oluşturulan aylık içerik takvimine uyması gerekir. (Bu takvim “içerik politikamızın dışına çıkmayan konu” bakımından yazara bir kısıtlama getirmemektedir.)
Düzenli yazarların yazdıkları yazıların kalitesine bakılarak sosyal medyada okulun katılımı ve Baş Editör, Danışman Öğretmen ve Yayın Kurulu’nun kararıyla da “Ayın Yazarı” veya “Haftanın Yazarı” veya “En iyi Haber” seçilecek, yeni bir seçim yapılana kadar yaflife.org‘da ve sosyal medyada özel bir yazar profili ön plana çıkarılacaktır. “Ayın Yazarı” seçilen kişiye yazılı bir sertifika verilmesi planlanmaktadır.
Yazarların ayda beklenenden fazla sayıda yazı yazmaları “Ayın Yazarı” veya “Haftanın Yazarı” olarak seçilmelerinde etkili olacaktır. (Yazı kalitesinin daha önemli bir etken olduğu unutulmamalıdır.)
Düzenli yazarlar yeni içerik fikirleriyle gelebilir ve YafLife’ın gelişimine çok büyük katkıda bulunabilir. Kendi köşelerini açabilir, anketler ve tartışma forumları hazırlayabilir, yeni etkileşimler oluşturabilir.
Foto Muhabirlik Takımından okul haberleriyle ilgili yazı yazdıklarında görsel ve video desteği isteyebilirler.
Düzenli yazarlar bulundukları bütün pozisyonların gerekçelerini yerine getirdikleri sürece yazarlığın dışında farklı takımlarda farklı pozisyonlarda da yer alabilirler.

Röportajcılar

Öğretmenlerle, diğer okul personeliyle, öğrencilerle röportaj yapmaktan sorumludurlar.
Röportajcılar konularını seçmeli, kendi sorularını hazırlamalı, kimler ile röportaj yapacaklarını seçmelidir.
Konuya veya uzunluğa göre sayı değişebilir, ancak her röportajcıdan ayda bir veya iki röportaj yapmaları beklenmektedir. Özel bir okul etkinliği, kulüp faaliyeti, öğrenci başarısı meydana geldiğinde haber yazıları için kısa röportajlar gerekebilmekte, üyelerin buna hazırlıklı olması beklenmektedir.
Röportajcılar kendi röportajlarına özel yazı hazırlayabilirler. Foto Muhabirlik Takımı ile iletişime geçip video halinde röportajlarını hazırlayıp sitede yayınlayabilirler. (Röportajlar yayına hazır hale getirildiğinde Baş Editöre ve Danışman Öğretmene sunulmalıdır.)
Düzenli yazarlarla ortaklaşa çalışıp özellikle bir okul haberini birlikte hazırlayabilirler.
Her röportaj yayınlanmadan önce Baş Editörün ve Danışman Öğretmenin denetiminden geçer. Her röportaj içerik politikasına uygun olmalıdır.

Kaynak ve Okul Haberi Araştırmacıları

Yan görev olarak yapılabilir. Bu durumda kişi bazı sorumluluklardan muaf tutulur. Eğer katılan kişi sadece bu görevde yer alıyorsa aşağıdaki maddeler kişi için zorunludur.
Asıl görevi aniden haber değeri taşıyan bir konu olunca İçerik Takımını ve Baş Editörü bilgilendirmektir.
Güncel olaylar hakkında araştırma ve kaynak taraması yapar, haber fikirleri bulur ve İçerik Takımını bilgilendirir.
İçerik takvimini oluştururken büyük rol oynar; okulun ve aktif kulüplerin düzenli gerçekleşen faaliyetlerini göz önünde bulundurmalı, eksik bir şey olması halinde Baş Editörü bilgilendirmelidir.
PR takımı ile ortaklaşa çalışır.
Kendi yazılarını Baş Editörün ve Danışman Öğretmenin denetiminden geçtikten sonra yayınlayabilir.
Bir okul haber yazısı için bilgi kaynağı bulmak ve kaynakların doğruluğunu teyit etmek en önemli görevidir.
Aktif kulüplerin, spor takımlarının haber değeri taşıyan etkinliklerini bildirmelidir. Haberlerin gözden kaçırılması halinde gerekli uyarılarda bulunmalıdır.
Yanlış haberden kaçınılması için bulduğu sıcak haberleri veya kaynakları ilk önce Baş Editöre ve Danışman Öğretmene bildirmelidir.

FOTO MUHABİRLİK TAKIMI

Takım Görevleri

Fotoğraf çekimi
Video çekimi ve düzenlenmesi
Websitesinde fotoğraf ve video hikayeleri, galerileri oluşturma
Gerekli röportajların video kaydını alma
Sosyal Medya ve PR Takımı ile İçerik Takımına gereken görselleri ve video içeriklerini sağlama

Üyeler

Takım lideri
Fotoğrafçılar
Videografikerler

Üyelerin Sorumlulukları

Takım Liderinin sorumlulukları Yayın Kurulu bölümünde belirtilmiştir.

Fotoğrafçılar

Etkinliklerde, haberlerde, özel projelerde fotoğraf çekmekten sorumludurlar.
İçerik Takımı ile Sosyal Medya ve PR Takımı’yla sürekli iletişim halinde bulunmaları gerekir. Görsel medya kaynaklarını sağlamalıdırlar.
Özellikle şahıs fotoğraflarında mutlaka çekme izni alınmalıdır.
Diğer kulüplerle ilgili haber yapıldığında gereken görselleri kulüplerden sağlamalıdırlar.
Gerekli ekipmanların sağlanması konusunda sorun yaşanıyorsa takım liderine söylenmelidir.
Fotoğraflarda iyi renk uyumu, güzel perspektif ve estetik beklenir.
“Haftanın En İyi Fotoğrafı” adı altında fotoğrafçı ve fotoğrafı haftalık olarak sitede ve sosyal medya hesaplarında ön plana çıkarılacaktır. Oylama sosyal medyada okul öğrencileri tarafından yapılacaktır.
Gerekli olduğunda fotoğraf galerileri ve hikayeleri için düzenleme yapmaları beklenir.

Video grafikerler

Video çekimleri yapmaktan ve düzenlemekten sorumludurlar.
Röportaj yapılırken ve özel etkinliklerde video çekip düzenlemeleri beklenir.
Şahsın izni olmadan video çekimi yapamazlar.
İçerik Takımı ile Sosyal Medya ve PR Takımı’yla sürekli iletişim halinde bulunmaları gerekir. Video kaynaklarını kapsamlı bir şekilde sağlamaları beklenir.
“Ayın En İyi Videosu” adı altında seçilen en iyi video ile video grafiker sitede ve sosyal medya hesaplarında ön plana çıkarılacaktır. Seçim sosyal medya üzerinden okul öğrencileri tarafından yapılan oylamayla belirlenecektir.
Videolar Baş Editörün ve Danışman Öğretmenin izni olmadan yayınlanamaz.
Videolarda estetik, kaliteli ses, iyi perspektif ve ışıklandırma beklenir.
Videoları düzenleme ve en iyi şekilde yayına hazır hale getirmeden kendileri sorumludur.

SOSYAL MEDYA VE PR TAKIMI

Takım Görevleri

Sosyal medya hesaplarının yönetimi, içerik planlaması, tasarımı ve paylaşımı
Okulda öğrenciler ve öğretmenlerle sürekli iletişim halinde olup geri bildirim toplamak ve bunu rapor etmek
YafLife’ın her alanda tanıtımını yapmak ve ismini duyurmak
Yeni üyeler toplamak

Üyeler

Takım lideri
Gönderi Paylaşımcıları
PR üyeleri

Üyelerin Sorumlulukları

Takım Liderinin sorumlulukları Yayın Kurulu bölümünde belirtilmiştir.

Gönderi Paylaşımcıları

Sosyal Medya hesaplarının yönetiminden ve gönderi paylaşımından sorumludurlar.
Kişilerden paylaşımları planlama, özellikle @yaflife24 Instagram hesabına koyulacak gönderilerin görsel olarak tasarımını yapma ve düzenleme beklenir.
Aylık içerik takvimi hakkında bilgilendirilirler. En önemli görevlerinden birkaçı websitesinde yayınlanan yeni yazıların ve diğer içeriklerin sosyal medya üzerinden duyurusunu yaparak kişileri siteye yönlendirmek, sosyal medya üzerinden geri bildirimleri ve önerileri toplamak, oylamaları yapmak, okul ile YafLife’ın sosyal medya üzerinden tanıtımını yapmaktır.
Takım liderinin ve Baş Editörün izni alınmadan paylaşım yapılamaz.
Foto Muhabirler tarafından gerekli fotoğraf ve video içeriği sağlanır.
Sosyal Medya içeriklerinin iyileştirilmesi ve yeni içerik fikirleri gönderi paylaşımcılarından beklenir.
PR üyeleri ile çalışırlar. Gönderi paylaşımcıları isterlerse aynı zamanda PR üyesi olabilirler. Sosyal medya gönderi paylaşımlarının öneminden dolayı PR üyelerinden ayrı olarak görevlendirilmişlerdir.

PR Üyeleri

YafLife’ın tanıtımlarını yapmak ve geliştirmeye yönelik geri bildirimleri toplamaktan sorumludurlar.
Aylık içerik planı oluşturulurken düzenli okul etkinliklerini ve kulüp faaliyetlerini belirtmekten, öğretmen ve öğrencilerden ay içinde yeni neler yapılacağını öğrenmekten ve bunu listeleyerek Takım Liderine ya da Baş Editöre vermekten sorumludurlar.
Aktif kulüplerin, spor takımlarının, diğer öğrenci kuruluşlarının PR ekipleriyle görüşüp YafLife üzerinden hepsini tek bir çatı altında birleştirmeye yardım etmekten sorumludurlar. (Örnek olarak bütün kulüplerin ve takımların sosyal medya hesaplarını sitede yayınlamaya yardımcı olmak, diğer kulüplerle olan iletişimleri düzenlemek vs vs…)
Yeni üye alımları zamanında yani özellikle yıl başlangıcında gerekli tanıtımları yapmak, afişleri hazırlamak gibi işlerden sorumludurlar.
Okul etkinliklerinin YafLife’ta paylaşımı için gerekli kişilerle iletişime geçmeleri, gereken zamanda idare, müdür, öğretmenler ile görüşülecek konularda editörler ve Danışman Öğretmen ile birlikte çalışmaları beklenir.

WEB TEKNİK DESTEK VE TASARIM TAKIMI

Önemli Not: Web yönetimi bizzat Baş Editör tarafından yapılır. Bu takımın konumu ve görevinden dolayı takıma alınacak üye sayısı sınırlıdır ve üye sayısını Baş Editör ve Danışman Öğretmen belirler. Web tasarımını öğrenmek isteyen ve dersler almak isteyen kişilerde sınırlama yoktur. Ancak bu kişilerin hepsi üye olarak alınamaz. Üyelerin de görevlerini yapmaya başlamasından önce gerekli dersler ve ön bilgilendirme almaları gerekir. Kısa süre içerisinde başlayamazlar. Üyelerin -takım lideri dahil- yapılacak en ufak değişiklikleri Baş Editöre iletmesi zorunludur. Bildirmeden değişiklik yapan üyeler atılır. Bu durum Danışman Öğretmene ve idareye bildirilir.

Takım görevleri

Web sitesinin teknik yönetimi, bakımını yapmak
Web tasarımını geliştirme ve bu alanda güncelleme yapmak
Site performansını artırmak
SEO’yu düzenlemek, denetlemek ve geliştirmek

Üyeler

Takım Lideri (Kendisi aynı zamanda web geliştiricisidir.)
Web Geliştiricileri
SEO Düzenleyici

Üyelerin Sorumlulukları

Takım Liderinin sorumlulukları Yayın Kurulu bölümünde belirtilmiştir.

Web Geliştiricileri

Gerekli güncellemeleri, performans iyileştirmelerini yapar.
Teknik hataları giderir, yeni özellikler ekler.
İçerik takımından gelen fikirlerin oluşturulmasına yardım eder.
Tasarım konusunda çeşitli fikirler üretmesi, yardımcı olması ve güncellemeler yapması beklenir.
Ne olursa olsun yapılan en ufak değişikliğin Baş Editöre ve Danışman Öğretmene bildirilmesi zorunludur.
Diğer takımlarla koordine bir şekilde ilerler ve takımların isteklerinin web üzerinde oluşturulmasına yardım eder.

SEO Düzenleyici

Web geliştiricisi aynı zamanda SEO Düzenleyicisi olabilir.
Arama Motoru Optimizasyonunu sağlamak, sitenin görünürlüğünü ve tıklanma sayısını artırmak, bütün içeriklerin SEO’sunu düzenlemesi gerekir.
İstatistikleri inceler ve analiz eder. Bunları ve yaptığı diğer değişiklikleri Baş Editöre bildirmesi zorunludur.

YafLife YAYIN KURULUNUN ROLÜ

Önemli Not: Yayın Kurulu, YafLife’ın kuruluş yılı olan 2024-2025 eğitim öğretim yılındaki doğal gerekçelerden dolayı gecikmeli oluşturulabilir yahut üye sayısı nedeniyle hiç oluşturulmaz. Yayın Kurulunun üyelerinin seçiminde sadece kuruluş yılına mahsus farklı yollar izlenebilir.

Yayın Kurulu; önemli ve kritik konularda karar almak, yaşanabilecek çeşitli sorunlarda kişilere danışmanlık yapmak, yeni üyelere rehberlik etmek, aylık içerik planını tartışıp hazırlamak, yeni fikirleri değerlendirmek ve uygulamaya geçirmek, takımların sistemli şekilde birbirleriyle çalışmasını sağlamak, yeni etkinlikleri düzenlemek, çeşitli denetimleri yapmak, önemli izinleri almak kısaca YafLife’ı düzenli bir şekilde yürütmek ile ilgili işlerden ve karar alımlarından sorumludur.

Üyeler

Baş Editör, Yardımcı Editörler, Danışman Öğretmen(ler), Takım Liderleri

Liderlik Pozisyonları İçin Ön Koşullar

2024-2025 eğitim öğretim yılı hariç, herhangi bir takımın liderlik pozisyonu için kişinin en az bir yıl boyunca bahsi geçen takımda aktif olarak görev almış olması, takıma üretken katkılarının bulunmuş olması gerekir. Takım Liderlerini seçme ve değiştirme hakkı Baş Editör ve Danışman Öğretmendedir.

Takım Liderlerinin Sorumlulukları ve Lider Olma Koşulları

İçerik Takımı Lideri

Lider Olma Koşulları

Kişinin bütün takımlar için geçerli olan ön koşulları karşılaması gerekir.
En az bir kere Ayın Yazarı seçilmiş olması gerekir.
Takımdaki görevinde yapması gereken her şeyi aksatmadan yapmış olması gerekir.
En az bir tane yeni içerik fikri ile (bu farklı bir yazı köşesi, yeni bir faaliyet gerçekleştirme, yaratıcı bir içerik tipi vb vb olabilir) takıma bir katkıda bulunmuş olması gerekir.

İçerik Takımı Liderinin Sorumlulukları

Yayınlanmadan önce makalelerin ve diğer içeriklerin düzenlenmesine katılması, yazarlara gerekli yerlerde rehberlik etmesi, yeni üyelere önemli şeyleri öğretmesi, gerektiğinde kişilere makale ataması gerekir.
Eğer devam edebiliyorsa hem takımdaki önceki pozisyonuna devam edebilir hem de takım lideri olabilir. (Bu durumda kendisinden beklenen sorumlulukların hepsini yerine getirmesi gerekir.) Sadece Takım Liderliği görevini de yapabilir.
Düzenli yazarlar, röportajcılar ve içerik takımına katkıda bulunan diğer kişiler ile editörler ve danışman öğretmen arasında irtibat sağlaması asıl görevidir.
“Haftanın Yazarı” , “Ayın Yazarı” , “En İyi Haber” gibi derecelerin seçilmesinde büyük rol oynaması, yazarlarla ilgili kendi gözlemlerini editörlerle ve Yayın Kurulu ile paylaşması gerekir. Seçilen kişilere verilebilecek olası ödüllerin yahut sertifikaların düzenlenmesinden ve bunu editörlere bildirmekten sorumludur.
Yayın Kurulunun belirtilen görevlerini her üye gibi yerine getirmekten sorumludur.
İçeriğin kapsamlı olması ve YafLife’ı geliştirmek için çalışmalar yapması beklenir.
Karşılaşılan problemleri ve anlaşmazlıkları Yayın Kuruluna bildirmesi gerekir.
Baş Editör ve Danışman Öğretmenin gerekli denetimleri yapmasını sağlaması gerekir.
Aylık içerik planının düzenlenmesinde Yayın Kurulundaki en önemli rol editörlerden sonra kendisinindir.

Foto Muhabirlik Takımı Lideri

Lider Olma Koşulları

Kişinin bütün takımlar için geçerli olan ön koşulları karşılaması gerekir.
Haftanın En iyi Fotoğrafı” veya “Ayın En İyi Videosu” kategorilerinde en az bir kere seçilmesi gerekir.
Estetik fotoğraf ve video çekiminde iyi olması beklenir.

Foto Muhabirlik Takımı Liderinin Sorumlulukları

Yayın Kurulunun belirtilen görevlerini her üye gibi yerine getirmekten sorumludur.
“Haftanın En iyi Fotoğrafı” ve “Ayın En İyi Videosu” seçimlerine önderlik etmesi ve kendi gözlemlerini Yayın Kuruluyla paylaşması beklenir.
Ekipman sıkıntısı yaşanması durumunda Yayın Kurulu’nu bilgilendirmelidir.
Fotoğraf ve video kalitesi konusunda ekibe yardımcı olmalı, yeni üyelere gerekenleri öğretmeli ve rehberlik etmelidir.
Gizlilik politikamızın dışına çıkılmadan foto muhabirliğin yapılmasına dikkat etmeli, gereken izinler konusunda hassas olmalı, fotoğraf ve videoların gerekli denetimlerden geçmesini sağlamalıdır. Denetimden geçmeden fotoğraf veya videonun yayınlanması durumunda yayınlayan kişiler kadar Foto Muhabirlik Takımı Lideri de sorumlu tutulacaktır.
Son fotoğraf ve video düzenlemesini kendisi yapabilir.
Fotoğraf galerisi, foto hikayeler, röportajlar oluştururken büyük rol oynaması beklenir.

Sosyal Medya ve PR Takımı Lideri

Lider Olma Koşulları

Kişinin bütün takımlar için geçerli olan ön koşulları karşılaması gerekir.
Sosyal medya hesaplarına yaratıcı katkılarda bulunması gerekir.
PR işlerini yönetebilmesi ve gerekli düzenlemeleri yapabilmesi gerekir.

Sosyal Medya ve PR Takımı Liderinin Sorumlulukları

Gerekli denetimleri yapabilmesi, takım ve Yayın Kurulu arasındaki irtibatı sağlaması gerekir.
Yayın Kurulunun belirtilen görevlerini her üye gibi yerine getirmekten sorumludur.
Gönderi Paylaşımcılarının ve PR üyelerinin etkinliklerini düzenlemek ve editörlere sunmaktan sorumludur. Gereken denetimlerin yerine getirilmesini sağlamalıdır.
Takım üyeleri ve Yayın Kurulu arasında köprü görevi görmelidir.

Web Teknik Destek ve Tasarım Takımı Lideri

Lider Olma Koşulları

Kişinin bütün takımlar için geçerli olan ön koşulları karşılaması gerekir.

Web Teknik Destek ve Tasarım Takımı Liderinin Sorumlulukları

Kişinin takımıyla Yayın Kurulu arasında iletişimi sağlaması gerekir.
Sitede yapılan değişiklikleri Baş Editör ve Danışman Öğretmenle tartışmak, diğer takımların yapmak istediği teknik değişimlerde yardım etmek, yapılan güncelleme ve en ufak değişikleri bildirmesi gerekir. Gerekli denetimlerden geçmeden yapılan değişikliklerden takım üyesi kadar Takım Lideri de sorumludur ve habersiz yapılan değişikliklerin Yayın Kurulu ve editörler tarafından keşfedilmesi durumunda gerekli yerlere bildirilir ve Takım Lideri de üye ile birlikte atılır.

Beklentileri karşılamamanın sonuçları danışman tarafından belirlenir.

Yönetmeliğin ileriki versiyonlarında Baş Editör’ün ve Yardımcı Editörler’in sorumlulukları ve koşullar eklenecektir.

Yaşar Acar Fen Lisesi Resmi Websitesi:

https://yasaracar.meb.k12.tr